Gebietsplanung für den Vertriebserfolg

Gebietsplanung zur Optimierung von Vertrieb und Service

Ihr Kontakt zu infas 360: Ulrike Görke

Eine sorgfältige Gebietsplanung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um ihre Ressourcen effizient einzusetzen und den Erfolg ihrer Vertriebs- und Serviceaktivitäten zu maximieren. Durch eine strukturierte Planung und Organisation der Vertriebs- und Servicegebiete können Unternehmen ihre Ressourcen bestmöglich einsetzen, ihre Kunden optimal bedienen und im Ergebnis Umsatz steigern.

Was ist Gebietsplanung?

Gebietsplanung bedeutet die regionale Aufteilung eines Gesamtgebietes in klar definierte Teilgebiete zur effizienten Verwaltung und Nutzung von Ressourcen. Als Ressourcen zählen Vertriebs- oder Servicemitarbeiter, Filialen, Lagerhäuser, Servicezentren oder auch Marketingaktivitäten. Ziel ist die bestmögliche Abdeckung des Marktgebietes, Verbesserung des Kundenservices, Kostenminimierung und Umsatzsteigerung.

Was sind die Vorteile einer optimalen Gebietsplanung?

Durch die Aufteilung von Gebieten gemäß den Skills und Ressourcen von Vertriebs- oder Service mitarbeitern kann sichergestellt werden, dass diese effizient eingesetzt werden und Gebietszuschnitte tragfähig sind. Bei Planung von Liefergebieten geht es um die Minimierung der Lieferzeiten über alle Liefer- und Lagerstandorte. Servicezentren und Servicegebiete können so geplant werden, dass möglichst viele Kunden bedient werden können.

Die Aufteilung des Marktes in Gebiete bedeutet die Zuordnung einer definierten Gruppe von Kunden, die von einem Vertriebs- oder Servicemitarbeiter möglichst schnell erreicht werden kann. Durch reduzierte Fahrzeiten bleibt so mehr Zeit für die persönliche Vor-Ort-Betreuung, was wiederum die Kundenbeziehung verbessert und zu höherem Umsatz führt.

Durch die definierte regionale Zuständigkeit kann auf potenzielle neue Kunden sehr schnell eingegangen und in die üblichen Vertriebsprozesse integriert werden. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Gebietsstruktur erlaubt flexibel auf Veränderungen im Markt, der Kundenstruktur, den Anforderungen der Kunden oder andere Einflüsse zu reagieren und die Betreuungsstrategie immer auf dem aktuellen Stand zu halten.

Wie setzt man eine Gebietsplanung effektiv um?

Einer effektiven Gebietsplanung gehen in der Regel einige Prozesse vorweg, die eine enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen innerhalb des Unternehmens erfordern.

Marktanalyse

Eine gründliche Analyse des Marktes zur Identifikation der Präferenzen und Bedürfnisse der Kunden, sowie das Erkennen potenzieller Chancen und Risiken ist unerlässlich. Neben eigenen Unternehmensdaten empfiehlt es sich weitere externe Daten – je nach Geschäftsbereich – hinzuziehen. Dies können beispielsweise soziodemographische Merkmale, branchenspezifische Kennziffern, B2B Daten u.ä. sein (Datenkatalog). Dabei spielen Themen wie Kundensegmentierung und Personabildung in modernen Vertriebsstrukturen eine zentrale Rolle.

Festlegung von Ressourcen und Zielen

Wenn der Markt und die Zielgruppen bekannt sind, sollten diese mit entsprechenden Besuchshäufigkeiten und Besuchsdauern belegt werden. Dabei gibt es zwei Ansätze. Entweder gibt es durch die begrenzte Verfügbarkeit von Ressourcen eine Limitierung der möglichen Besuche oder die Anzahl der Ressourcen (z.B. Mitarbeiter) ergibt sich aus den Besuchsdefinitionen.

Neben diesen beiden zentralen Faktoren besteht eine Vielzahl weiterer Rahmenbedingungen, die beachtet werden sollten, wie z.B. Skills von Mitarbeitern und/oder Kunden, Hierarchien, Filial- und Verbundsstrukturen, historische Beweggründe, lokale Gegebenheiten und Unterschiede, etc. Mit einer Rahmentourenplanung/Auslastungsplanung lassen sich Besuchsdauer und Fahrzeiten noch besser ins Verhältnis setzen und runden eine optimierte Gebietsstruktur ab. Weitere Informationen dazu finden sich unter Tourenplanung.

Was sind häufige Fehler in der Gebietsplanung?

Mangelnde Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen im Unternehmen, sowie ein zu spätes Einbeziehen von Beteiligten aller Art, wie Regionalleiter, Betriebsrat, Marketing oder Innendienst, führen oft zu fehlender Akzeptanz für die Veränderung von Gebietsstrukturen.

Mangelnde Überprüfung und Anpassung (Stichwort: historisch gewachsen) führen im Laufe der Zeit dazu, dass das Unternehmen nicht mehr in der Lage ist, Vertriebsstrategien kontinuierlich zu verbessern und damit auf Veränderungen im Markt zu reagieren. Oft führt dies auch zu unausgewogenen Belastungen der Ressourcen und ungleichmäßiger Kundenbetreuung.

Vor allem bei sich verändernden Rahmenbedingungen im Markt oder im Portfolio des Unternehmens hat eine fehlende oder unzureichende Kundensegmentierung zur Folge, dass der Mitarbeiter nicht adäquat auf den Kunden reagieren und passende Angebote machen kann.

Kontaktieren Sie uns für Unterstützung zur optimalen Gebietsstrukturen

Die Anforderungen in der Gebietsplanung sind so vielfältig wie es Vertriebs- und Servicemitarbeiter im Markt gibt. Wir helfen Ihnen Vertrieb und Service räumlich näher an den Kunden zu bringen.

Sprechen Sie uns einfach an (consulting@infas360.de oder +49 (0)228/74887-360) und wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen Ihre optimalen Gebietsstrukturen.

Weitere Informationen zu unserer Gebietsplanungs-Software easymap finden Sie auf easymap.one.

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